Ohne Signatur kein wirksamer Vorsteuerabzug
Laut einer aktuellen Untersuchung entsprechen 80 % der Online-Rechnungen sich nicht an die Rechtsvorschriften zur elektronischen Signatur. Hier besteht Beratungsbedarf. Viele Unternehmen versenden ihre Rechnungen als E-Mail-Anhang. Die Geschäftspartner drucken sie aus und nehmen sie in ihren gewöhnlichen Rechnungslauf auf. Das Problem: Wenn eine Rechnung per PDF empfangen wurde, muss diese auf eine qualifizierte elektronische Signatur geprüft werden. Besonders kleinere Unternehmen und Freiberufler nutzen aber oft Privatkundenlösungen oder erhalten Privatkundenrechnungen ohne eine solche Signatur. Ein selbst erstellter Ausdruck einer PDF-Eingangsrechnung ist jedoch kein valides Rechnungsdokument im umsatzsteuerlichen Sinne. Entsprechend ist kein Vorsteuerabzug gemäß §15 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz zulässig. Wer dies ignoriert, bewegt sich auf dünnem Eis. Bei einer Steuerprüfung kann das Finanzamt alle falschen Rechnungen monieren und Vorsteuer-Rückforderungen verlangen.
Unternehmen, die selbst Online-Rechnungen versenden, können sich eine Signaturlösung mieten oder kaufen. Dazu muss sich das Unternehmen zertifizieren und identifizieren lassen sowie mit speziellen Kartenlesern und PIN-Systemen arbeiten. Möglich ist es ebenso, den Signaturprozess an einen Dienstleister abzugeben. Viele kleine Zulieferbetriebe werden von großen Automobilkonzernen gezwungen, auf Online-Rechnungen umzustellen. Die Konzerne ziehen von herkömmlichen Papierrechnungen mitunter Strafbeträge von bis zu 50 Euro ab.
Praxistipp: Sinn der qualifizierten Signatur ist es für die Steuerbehörden, jederzeit nachvollziehen zu können, wer die Rechnung erstellt hat. So soll der Umsatzsteuerbetrug durch Karussellgeschäfte unterbunden werden. Mandanten sollten auf die möglichen steuerlichen Konsequenzen und die Signaturbestimmungen im Signaturgesetz hingewiesen werden.
Quelle: Haufe.de
